Basics – Administratief proces

Aandachtspunten in het administratief proces

Aankoopadministratie

Prijsaanvraag > Bestelbon > Leveringsbon > Facturatie > Betaling

Controle bij ontvangst van goederen

- Stemmen de geleverde goederen overeen met de vermeldingen op de leveringsbons?
- Stemmen aankoopfacturen overeen met leveringsbonnen?
Bewaart u ook de leveringsbons minstens 7 jaar.

Aankoopfacturen van goederen of diensten

- Zijn uw gegevens juist en volledig vermeld (BTW nummer, adres…)?
- Bewaart u het “spoor” van bewijzen (minstens 7 jaar – voor gebouwen 15 jaar)?
- Bestellingen via internet: zorgt u meteen voor een geldige factuur (met factuurnummer en datum, uw BTW nummer…, en eventueel. conform de BTW -voorschriften)?
- Vraagt u steeds een factuur voor leveringen die aan BTW onderworpen zijn – bij aflevering van een kasticket verliest een BTW –plichtige de aftrek van BTW.
- Kijkt u na of de omschrijvingen voldoende precies zijn en overeenstemmen?
- Hecht u de leveringsbonnen aan de facturen als die onvolledig zijn of ernaar verwijzen?
- Heeft u een betaalbewijs bij contante betaling?

Sinds 01/01/2014 zijn geen contante betalingen toegestaan boven 3.000 euro.

Privé of gemengd gebruik

Privé –facturen horen niet thuis in de bedrijfsboekhouding (Voorkom aansprakelijkheidsvorderingen en boetes)
Alleen het beroepsdeel in beroepskosten bij gemengd gebruik.

Verkoopadministratie

Offerte > Bestelbon > Leveringsbon > Facturatie > Inning tegoed

Bij de opmaak van een prijsofferte

- Kent u uw precieze kostprijs per uur, per dag
- Welke zijn uw te behalen minimummarges
- Neemt u uw algemene voorwaarden mee op in de offerte

Bij opname van bestellingen

- Gebruikt u een aangepaste bestelbon met algemene voorwaarden
- Laat u de bestelbon ondertekenen door de klant
- Verzamelt u precieze klantengegevens (ook zijn correcte BTW –gegevens)
- Preciseert u afspraken met betrekking tot datum van levering of uitvoering
- Is de planning haalbaar
- Laat u latere wijzigingen schriftelijk bevestigen?

Bij levering van goederen of diensten:

Voorziet u in een bewijs van ontvangst?

Facturatie

Maakt u tijdig uw factuur (uiterlijk 15 de v/d maand volgend op levering)?

Inning

- Volgt u klantentegoeden regelmatig op?
- Volgt betaling conform betaaltermijnen in uw algemene voorwaarden?

Nacalculatie

Berekent u het behaalde resultaat na afwerking?

Financiële boekhouding

Kasboek

Hou het kasboek dagelijks bij: in een kasboek moeten alle mutaties van contanten zonder uitstel, getrouw en naar tijdsorde ingeschreven worden, met omschrijving van de verrichtingen en opname van het dagsaldo.

Overzicht van de belangrijkste mutaties

Inkomende kasgelden:

- contante verkopen waarvoor geen factuurverplichting;
- contante ontvangst van een klantenfactuur;
- transferten van liquide middelen (vb. uit bank naar kas);
- storting door bestuurder, zaakvoerder, aandeelhouder of vennoot (is te vermijden).

Uitgaande kasgelden:

- contante betalingen van onkosten zonder factuur;
- contante betaling van een leveranciersfactuur;
- transferten van liquide middelen (vb. uit kas naar bank);
- opname in contanten door een bestuurder, zaakvoerder, aandeelhouder of vennoot.

In principe een ingebonden boek of elektronische kasboeken (onuitwisbaarheid)
Controleert u dagelijks of het kassaldo overeenstemt met de kasinhoud?
(dit voorkomt misbruik en fouten).

Banken

Verwerkt u met regelmaat uw bankafschriften?
Bewaart u ze met zorg (volledigheid en doorlopende nummering)
Overweegt u elektronische verwerking?

Financieringen

Houdt u een overzicht van lopende financieringen en gestelde waarborgen bij?
Maakt u kosten-baten analyses vooraleer u overgaat tot belangrijke investeringen?