1. Ze moeten een noodzakelijk verband houden met uw beroepsactiviteit
2. Ze moeten verwerkt worden in de boekhouding in het jaar waarin ze betaald of gedragen zijn
3. Ze moeten gedaan zijn om beroepsinkomsten te verwerven of te behouden
4. Ze moeten in principe gestaafd worden door bewijsstukken

Als het niet mogelijk is om bewijsstukken aan te leveren, kan het beroepsmatig karakter van de beroepskost worden verstrekt met alle door het gemeen recht toegelaten bewijsmiddelen, behalve de eed.

Kosten waarvan het bedrag niet verantwoord is, kunnen in overleg met de administratie op een vast bedrag worden bepaald. Als geen akkoord wordt bereikt, bepaalt de administratie het aftrekbaar deel op een voor haar redelijk bedrag.
Voor sommige kosten die doorgaans niet met bewijsstukken kunnen worden gestaafd, kan bij Ministerieel besluit in forfaitair aftrekbare bedragen worden voorzien.

Bemerk

Vennootschappen kunnen voortaan beroepskosten slechts in aftrek brengen in verhouding tot het belastbaar tijdperk waarop ze betrekking hebben. Vooruitbetaalde kosten dienen hier ook fiscaal via overlopende rekeningen te worden verwerkt; ze kunnen nu dus ook fiscaal pas in mindering worden gebracht in het belastbaar tijdperk waarop ze werkelijk betrekking hebben.

Aandachtspunten

Privékosten horen niet thuis in de bedrijfsboekhouding.
Splits voor gemengde kosten het privé -deel af.
Voorzie in een verbeterend stuk als beroepsaankopen later een privébestemming krijgen (onttrekking).

Vermijd discussies bij latere controle:

- Verzamel en bewaar de bewijsstukken (in principe facturen, uitzonderlijk kostennota, kasticket of BTW bonnetje)
- Betaal bij voorkeur elektronisch (zorg dat duidelijk is wie de kosten werkelijk heeft betaald)
- Toon het beroepsmatige karakter aan (noteer omstandigheden en bewaar de stukken waaruit dit moge blijken).

Hou er rekening mee dat er een pak fiscale aftrekbeperkingen zijn

Sommige beroepskosten die ten volle aan de basisvoorschriften voor aftrekbaarheid voldoen, zijn toch niet of slechts beperkt aftrekbaar. Soms lijken de beperkingen willekeurig, af en toe werden ze toegevoegd om louter budgettaire redenen, veelal dienen ze om overconsumptie of misbruik in te dijken. Ze zijn eerder moeilijk samen te vatten. Hierna vindt u een opsomming van enkele courant voorkomende beperkingen:

Voor autokosten (personenwagens) geldt een aftrekbeperking die afhankelijk is van de CO2-uitstoot (milieu), met beperkingen die momenteel kunnen oplopen tot 60%.

Ook onthaalkosten en relatiegeschenken ondergaan in vele gevallen (niet altijd!) een fiscale aftrekbeperking tot 50%.

Restaurantkosten zijn in de meeste gevallen slechts voor 69% aftrekbaar.

Kledij die in het privé- leven doorgaans als stads- avond- ceremonie- reis- of vrijetijdskledij aangemerkt wordt of als zodanig dient evenals het onderhoud ervan zijn fiscaal niet aftrekbaar.
Specifieke beroepskledij en het onderhoud ervan zijn volledig aftrekbaar. Het betreft reglementair opgelegde kledij (helm, overall, veiligheidsschoenen, ..) en bijzondere kledij die bij de uitoefening van een bepaald beroep wordt gedragen (zoals door artsen, tandartsen, verpleegsters, toga van de advocaat, werkvest slager, bakkers enz.). Er is ruimte voor discussie voor de sportkledij van leraars en trainers, glitterpakken van artiesten enz.

In vennootschappen is niet specifieke beroepskledij en het onderhoud ervan weliswaar op te nemen als een verworpen uitgave, maar kan de kost slechts voor het privégebruik (in een redelijke verhouding) als een voordeel in natura worden beschouwd.

Ook belastingen en boetes zijn in de meeste gevallen niet aftrekbaar.

Investeringen kunnen niet ineens in rekening worden gebracht; de aftrek als beroepskost gebeurt via afschrijvingen die gespreid worden over de jaren en dit in verhouding tot hun gebruiksduur.
Er bestaan afspraken en richtlijnen omtrent de gebruikelijke afschrijvingstermijnen, zoals bijvoorbeeld: machines 5 jaar/ computers 3 à 5 jaar/ wagens 5 jaar/ industriegebouwen 20 jaar/ woningen en kantoren 30 jaar.

Sommige kosten zijn slechts aftrekbaar mits naleving van bijkomende voorschriften

Commissies, makelaarslonen, restorno’s, vacatiegelden, erelonen, gratificaties, vergoedingen of voordelen alle aard in zijn, op enkele uitzonderingen na, slechts aftrekbaar als hiervoor een ‘fiche’ wordt opgemaakt en (tijdig) ingediend bij de administratie.

Ook voor wedden, lonen, bezoldigingen en tantièmes geldt deze ‘ficheplicht’.

Aangelegde provisies (waardeverminderingen voor waarschijnlijke verliezen en voorzieningen voor risico’s en kosten) zijn slechts in mindering te brengen als ze vergezeld gaan van een formulier 204.3.

Verder vestigen we er de aandacht op dat de meeste bijkomende aftrekken, verminderingen en vrijstellingen slechts gelden als de hiervoor voorgeschreven formulieren en/of attesten werden ingediend.