Basics – Boekhouding

Een boekhouding dient aangepast te zijn aan de aard en de omvang van de onderneming.
Boekingen moeten gestaafd zijn door bewijsstukken.

Kleine ondernemingen

(natuurlijke personen, vennootschappen onder firma en gewone commanditaire vennootschappen met een zakencijfer beneden 500.000 euro) kunnen een vereenvoudigde boekhouding voeren met volgende boeken:
- Aankoopboek;
- Verkoopboek;
- Financieel dagboek - Kasboek;
- Inventarisboek;
- Investeringstabel;
- Dag-ontvangstenboek.

De gegevens laten toe om een resultatenrekening op te stellen.

Andere ondernemingen

Moeten een dubbele boekhouding voeren met voormelde boeken, aangevuld met:
- Dagboek diverse verrichtingen;
- Centraal journaal.

De gegevens moeten toelaten om een balans- en resultatenrekening (jaarrekening) op te stellen.

Om correct en vlot te kunnen verwerken is enige precisie vereist

Tijdige en regelmatige verwerking van verkopen, aankopen, kostenbewijsstukken, bankrekeninguittreksels, kasboek, dag-ontvangstenboek, inventaris, bedrijfsmiddelentabel, contracten, verzekeringen, leningen enz. is hierbij noodzakelijk.

Ontvangstbewijzen

Sommige handelaars en vrije beroepsbeoefenaren moeten ontvangstbewijzen uitschrijven, die aan bepaalde vormvoorschriften moeten voldoen.

Inventaris

Minstens eenmaal per jaar moet een inventaris worden opgemaakt: het betreft de telling en registratie van de voorraden handelsgoederen, hulpstoffen, gereed product en werken in uitvoering.
Waardering in principe aan aankoopprijs exclusief BTW voor belastingplichtigen met recht op aftrek van de BTW, inclusief BTW als u geen BTW belastingplichtige bent of belastingplichtige zonder recht op BTW-aftrek.
Goederen waarvan de marktwaarde lager is dan de aankoopprijs, moeten gewaardeerd worden aan de lagere marktwaarde.

Waarschijnlijke verliezen op dubieuze vorderingen

Onder bepaalde voorwaarden kunt u voor oudere nog openstaande klantentegoeden, waarvan u vaststelt dat ze waarschijnlijk verloren zijn, een ‘voorziening’ aanleggen.

Kasboek

Kasverrichtingen moeten dagelijks worden bijgehouden in een kasdagboek.

Gebruik specifieke software als je elektronisch wil verwerken, opdat de inschrijvingen dagelijks  met behulp van een specifieke softwaresleutel onuitwisbaar vastgelegd worden.

BTW –dag-ontvangstenboek

Een ontvangstenboek moet bijgehouden worden als u leveringen doet waarvoor u geen factuur  moet uitreiken. Wie  voor alles facturen maakt, heeft dit boek dus niet nodig.
In het BTW dag-ontvangstenboek dienen per dag ontvangsten op onuitwisbare wijze vastgelegd te worden (ontvangsten van 250 euro inclusief BTW per eenheid en meer dienen via een afzonderlijke inschrijving opgenomen te worden met duidelijke vermelding van de aard van het verkochte goed).

Foutieve inschrijvingen kunnen rechtgezet worden met een nieuwe inschrijving op de dag waarop de fout werd ingezien en verwijzing naar wat wordt gecorrigeerd. Verkeerde inschrijvingen mogen niet onherkenbaar gemaakt worden.

Gebruik specifieke software als je het dag-ontvangstenboek elektronisch wilt verwerken, zodat  de inschrijvingen dagelijks met softwaresleutel vastgezet worden.

BTW - tabel van de bedrijfsmiddelen

Voor bedrijfsmiddelen vanaf 1.000 euro (250 euro voor oudere bedrijfsmiddelen) moet een tabel worden bijgehouden: per element moet hierin, naast de datum van aankoop, onder meer het bedrag van de gerecupereerde BTW worden vermeld. In betere boekhoudprogramma’s wordt deze tabel met de boekhoudverwerking aangemaakt. Met behulp van de tabel kan de administratie controleren of de afgetrokken BTW bij latere bestemmingswijziging correct werd geregulariseerd.

Onttrekkingen en ingebruiknemingen

Aankopen die een privébestemming krijgen, moeten via een intern stuk worden 'onttrokken'.

Aankopen van handelsgoederen die herbestemd worden om binnen het bedrijf te worden aangewend, dienen bij ingebruikneming via intern stuk naar de juiste rekening te worden overgeboekt.